Coronaviruset COVID-19 och byggprojekt – En checklista för byggherrar/beställare och entreprenörer

De senaste veckorna har en explosionsartad spridning skett av det s.k. coronaviruset COVID-19 och sjukdomen klassas i dagsläget som en pandemi. Samhällets insatser för att hålla nere utbredningen av spridningen har redan fått stora effekter, inte minst för företag. Även byggbranschen påverkas.

Såväl byggherrar/beställare som entreprenörer behöver överväga hur deras verksamheter påverkas av coronaviruset och säkerställa att det finns en beredskap för att hantera de situationer som uppstår. För att stötta våra klienter i byggprojekt har vi tagit fram nedanstående checklista, som vi hoppas kan vara till hjälp i detta arbete. 

Checklista i byggprojekt med anledning av coronaviruset

1. Utse en ansvarig person

  • I varje projekt bör någon person utses att ansvara för att agera kontaktperson för företagets medarbetare. Denne person bör hålla koll på händelseutvecklingen och ta fram en plan för kommunikation med medarbetarna.

2. Följ händelseutvecklingen

  • Följ händelseutvecklingen samt de rekommendationer och riktlinjer som svenska myndigheter och internationella organisationer utfärdar. Folkhälsomyndigheten bevakar situationen och publicerar regelbundet statusrapporter och rekommendationer.
  • Använd tillförlitliga källor för att få tillgång till användbar information och för att minimera risken att felaktig information sprids.

3. Kommunicera internt

  • Informera medarbetare i projektet så att de vet vem som är utsedd till ansvarig kontaktperson.
  • Säkerställ att medarbetarna regelbundet får del av uppdaterad information kring coronaviruset. Dela användbar information om hur smittspridningen kan begränsas. Kommunicera vilka interna riktlinjer som gäller, var de återfinns samt rutiner för uppdatering av riktlinjer.
  • Notera att arbetsrättsliga överväganden såväl som överväganden avseende GDPR kan aktualiseras med anledning av eventuella riktlinjer och rutiner som beslutas i organisationen eller enskilda projekt.

4. Granska avtal och kontraktshandlingar

  • Kontrollera om kontraktshandlingarna i projektet innehåller avsteg från AB 04/ABT 06/andra gällande standardavtal avseende rätten till tidsförlängning, rätt till ersättning m.m.
  • Kontrollera om det finns särskilda bestämmelser i kontraktshandlingarna om informationsplikt vid sjukdom eller smitta.

5. Kontrollera säkerheter och försäkringsskydd

  • Kontrollera att det finns giltiga försäkringar och att skyddet är adekvat i fråga om såväl omfattning som ersättningsnivå. Överväg om det finns behov av uppdateringar och om rutiner/kontroller för försäkringar behöver skärpas.  
  • Kontrollera vilka säkerheter som finns och var de finns. Överväg om rutiner/kontroller för säkerheter behöver skärpas.  

6. Riskbedömning I syfte att förebygga och minimera konsekvenserna av coronaviruset bör en riskbedömning genomföras av följande:

  • Projektet som sådant.
  • Personalstyrka.
  • Beställare.
  • Underentreprenörer, leverantörer och konsulter.
  • Kritiska leveranser och arbeten.

7. Plan för att minimera skadeverkningarna

  • Utvärdera möjligheterna att omplanera arbetet i projektet (tids- och resursmässigt).
  • Upprätta en plan för att inbrotts- och vädersäkra vid nedstängning/tillfällig avetablering.
  • Uppdatera projektets projektrum så att allt material finns tillgängligt, vilket är extra viktigt vid hög risk för personalbortfall.

8. Kommunicera externt

  • Lojalitetsplikten gäller mellan avtalsparter på byggprojekt, även i kristider. Tänk på att hålla samtliga berörda parter uppdaterade och ha en aktiv dialog, exempelvis genom särskilda krismöten med anledning av coronaviruset.
  • Sammanställ en lista med relevanta kontaktuppgifter till personer som snabbt kan behöva kontaktas om åtgärder som behöver vidtas på grund av såväl interna beslut som myndighetsbeslut.
  • Underrätta era avtalsparter i projektet om omständigheter av betydelse för entreprenaden ändras eller tillkommer.
  • Om du är entreprenör – avisera beställaren skriftligen utan dröjsmål om inträffade förhållanden som påverkar projektet, så som vid hinder, likställda ÄTA-arbeten och kostnadsökningar.
  • Om du är entreprenör – vidarebefordra eventuella krav från underentreprenörer/leverantörer/konsulter till beställaren.
  • Om du är beställare – besvara aviseringar och krav som ni mottar från entreprenören, särskilt i de fall entreprenören efterfrågar information eller instruktioner.

9. Hantering av projektekonomi

  • Säkerställ att allt utfört arbete är fakturerat och att betalning sker enligt betalplan.
  • Undersök om överenskommelser om förskott eller ändrad betalningsplan kan träffas.

10. Behöver ni hjälp?

Eftersom varje byggprojekt är unikt och varje entreprenadkontrakt anpassas efter projektets och parternas specifika önskemål och behov kan det vara en god idé att se över vilka behov som uppstår på grund av coronaviruset i just ert projekt. Vi erbjuder rådgivning och kan bistå med att ta fram mallar och förlagor för handlingar och aviseringar som är anpassade efter era behov och uppfyller kraven i AB 04, ABT 06, ABK 09 samt ABM 07.

Tveka inte att höra av er till Moll Wendéns entreprenadrättsgrupp om ni behöver hjälp med ovanstående frågor. För det fall ni även har frågor gällande arbetsrätt eller GDPR med anledning av coronaviruset, kan våra kollegor med expertis inom dessa områden hjälpa er vidare. 

Elisabeth André
Johan Håkansson
Zara Hellmark
Sara Lindh