Kommersiella avtal – spelregler för affärsrelationen

Esaias Tegnér var inte jurist. Men det skulle man kunna tro. Hans ord om att det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta stämmer mycket väl in på det som varje kompetent affärsjurist strävar efter att förhindra i arbetet med kommersiella avtal: att innehållet blir otydligt och därmed tvetydigt.

Vad är ett bra avtal? Är det samma sak som en bra affär? Eller är det något annat? Ur juristens synvinkel är ett bra avtal ett dokument som på ett tydligt och juridiskt hållbart sätt beskriver det affärsförhållande som parterna vill åstadkomma. Avtalet ska återspegla överenskommelsens innehåll. Ett bra avtal fördelar även risker på ett klart och förutsägbart sätt. Detta är en utmaning som kan leda till stora affärsmässiga mervärden.

Kommersiella avtal kan hjälpa – men också stjälpa

All affärsverksamhet bygger på överenskommelser med andra – oavsett om det gäller kund- eller leverantörsavtal, hyreskontrakt eller finansieringsavtal. Det kommersiella avtalet sätter upp spelreglerna för affärsrelationen. Ändå förekommer det att även komplicerade affärer ingås utan skriftliga avtal eller att parterna okritiskt accepterar standardformuleringar.

Oavsett vad detta beror på är ett säkert: avtal kan hjälpa eller stjälpa. Ett kommersiellt avtal kan i de flesta fall ingås på vilka villkor som helst. Avtalsfriheten innebär en möjlighet att utforma avtal efter rådande förutsättningar. Som alltid vid frihet medföljer ansvar. Om avtalsfriheten inte utnyttjas, eller utnyttjas felaktigt, kan väsentliga frågor förbli oreglerade.

”Ett avtal ska ta bort alla frön till tvist”

Bristfällig avtalsreglering av en affärsrelation innebär därför väsentliga risker. Genom att avtalet på ett bra sätt återspeglar parternas överenskommelse minskar risken för missförstånd och tvistigheter längre fram i relationen.

Värdefullt försprång

En väl genomtänkt avtalsprocess är nödvändig för en lyckad slutprodukt. Förhandlingen ger parterna möjlighet att väcka frågor och bedöma risker i affären. Liksom i andra sammanhang har den som är väl förberedd ett värdefullt försprång.

Förhandlingens kanske viktigaste funktion är att ställa rätt frågor och pröva möjliga scenarier. När riskerna i affären har identifierats kan de fördelas mellan parterna genom olika avtalslösningar, som i sin tur ligger till grund för parternas ställningstaganden inom områden som prissättning och försäkringar.

”Ett bra avtal fungerar som smörjmedel i processen”

Ett företag som är långt framme i avtalsprocessen när förhandlingarna inleds har goda förutsättningar att genomföra överläggningarna och den efterföljande affären på ett säkert och kostnadseffektivt sätt – utan överraskningar och dyra tvister.

En kvalitetssäkrad avtalsprocess innebär stora fördelar och ofta väsentliga besparingar. Kvalitetssäkringen handlar mycket om att ha väl formulerade interna rutiner. En standardiserad avtalsprocess kan säkerställa att avtalen håller god kvalité. Dessutom uppnås en förutsägbarhet i arbetet. På så sätt får företaget god överblick över sina avtalsförpliktelser och affärsrisker.

Investering – inte kostnad

Affärsprocessen underlättas av kvalitetssäkrade avtalsrutiner. Alla inom företaget som arbetar med en viss typ av affärer kan göras medvetna om riskerna och vilka frågor som är viktiga vid förhandlingarna. Därmed uppnås en helhetssyn som säkerställer att avgörande frågor tas upp och att de olika avtalen är enhetligt utformade.

Relaterat innehåll: Läs mer om våra tjänster inom försäljning, upphandling och compliance

Företag som har möjlighet att i ett tidigt skede sända över ett i stort sett komplett avtalsutkast till motparten sparar tid, förenklar processen och ger ett professionellt intryck. Avtal är viktig know-how som kan användas för kommande affärer. Företaget bör därför regelbundet kontrollera att befintliga rutiner och principer för avtalsskrivning efterlevs. Att genomföra en avtalsinventering kräver en del tid och resurser.

Det är dock viktigt att inte se arbetet som en kostnad utan som en investering som relativt snabbt betalar sig, i form av förutsebara risker och överblickbara förpliktelser. Ett bra avtal lägger grunden för ett fruktbart samarbete – och uppfyller därmed sitt ursprungliga syfte: att spegla parternas överenskommelse.


Fyra steg mot en standardiserad process för kommersiella avtal

1. Orientering

Företaget går tillsammans med advokatbyrån igenom befintliga avtal. Syftet är att identifiera frågor, risker och förbättringsområden. Skriver rätt personer inom företaget avtalen? Infogas de bäst lämpade standardvillkoren? Ingår medarbetarna muntliga överenskommelser parallellt med de skriftliga?

2. Mallavtal

I samråd med advokatbyrån upprättas kvalitetssäkrade mallavtal. Avtalsmallarna bör ge en så heltäckande bild av affärerna som möjligt. Innehållet ska vara förmånligt för företaget. Samtidigt måste det vara balanserat för att underlätta kommande förhandlingar.

3. Instruktionsmanual

En instruktionsmanual upprättas. Den behandlar och förklarar viktigare frågor och regleringar i avtalsmallarna. En annan viktig uppgift är att förmedla förslag på argument som kan användas vid kommande förhandlingar. Instruktionsmanualen används också för att utbilda den egna organisationen i hur mallarna används.

4. Rådgivning

Allt eftersom frågor dyker upp i förhandlingarna inhämtar företaget juridisk rådgivning. En jurist granskar det slutgiltiga resultatet innan avtalet undertecknas. Eftersom avtalet från början håller hög kvalitet räcker det i de flesta fall med en snabb kontroll.

Kontakt

Mikael Karlsson